WIMI = dropbox + basecamp + doodle + agenda
FollowÇa faisait longtemps que je n’avais pas eu le plaisir de tester une solution cloud de collaboration d’entreprise. Wimi est une solution développée en France (cocoricco) qui présente un mélange unique de nombreux usages présent dans différentes solutions.
Ce mix comporte une gestion des documents collaboratifs, des tâches, des agendas, des réunions, des chats. L’essentiel pour mener à bien des projets en mode cloud collaboratif. La réalisation est excellente, la prise en main est rapide, les processus sont fluides, les interfaces épurées, le prix compétitifs. Cette solution ravira les freelance, les PME/TPE. Tout fonctionne autour de la création d’espace projets collaboratifs. Voici comment ça commence :
Quand on déclare un projet, une adresse e-mail est créée automatiquement. Pratique pour envoyer des documents directement par e-mail.
Après la création, on arrive sur le tableau de bord récapitulatif des projets.
À partir de là, on peut ajouter d’autres contributeurs dans son projet. J’ai donc décidé d’inviter David avec qui je bosse sur le projet Tendances RH.
On peut choisir 3 niveaux de droits au niveau de l’utilisateur. En passant sa souris sur les types, on a une popup qui nous explique ce que ça implique pour les droits sur le projet. Après validation une fenêtre vient préciser les droits de votre invité sur le projet. Il existe une granularité permettant simplement de restreindre l’accès à certains collaborateurs sur certains aspects du projet. Cela peut être pratique pour impliquer des contributeurs partiels aux projets.
Inviter ses collaborateurs dans un projet c’est bien, avec des pièces jointes et les documents en rapport avec le projet c’est mieux. Un des piliers de l’application est le partage de document. Avec un simple glisser-déposer on peut uploader des documents dans son espace wimi.
Ce qui donne ça après avoir uploadé un premier fichier.
Ce que j’ai trouvé particulièrement intéressant c’est la possibilité d’éditer le document directement dans Google docs (drive). Etant un utilisateur intensif de l’édition collaborative de documents, je trouve que c’est un gros plus.
Le second pilier du service repose sur la gestion des tâches. Ce que j’aime c’est cette notion de priorité et d’avancement. Cela permet de savoir exactement où l’on en est dans les tâches. C’est quelque chose qui m’a souvent manqué sur Basecamp par exemple, avec différents niveaux de priorité et d’accomplissements des tâches, je trouve qu’on y voit plus clair dans sa liste de tâches à faire.
À noter également qu’on peut importer une liste de tâches au format csv.
Le troisième service de wimi est la gestion des agendas. Les tâches sont automatiquement reportées dans l’agenda global du projet. Vous pouvez alors rajouter des évènements dans votre agenda et spécifier qui doit y participer et quand envoyer un rappel pré-évènement.
Le dernier service mis en avant est celui de l’organisation de réunion. Je me suis demandé l’intérêt de la mise en place de cette fonctionnalité. C’est sûrement peu utile quand vous êtes 2 contributeurs sur un projet, par contre ça devient beaucoup plus intéressant à partir de 3 personnes différentes. Wimi a intégré un système à la Doodle pour arriver à trouver la meilleure date pour un groupe de personnes à partir d’une suggestion de plusieurs créneaux.
Après il suffit à chaque personne conviée de cliquer sur l’e-mail reçu pour spécifier ses disponibilités.
Enfin vous trouvez un journal d’activité qui récapitule les avancées et les nouveautés sur le projet.
Utile pour le chef de projet pour voir les avancées en 1 clin d’oeil. En 30 minutes chrono j’ai eu le temps de découvrir l’application et de paramétrer mon premier projet. Un gros travail d’ergonomie à été mené sur cette application. Le seul truc que j’ai trouvé à redire, c’est l’aspect agenda où l’on ne peut pas rajouter un créneau en le sélectionnant directement comme sur Google Agenda.
Pour tout le reste c’est très bien pensé et l’outil devrait être facilement compréhensible par la majorité des utilisateurs. Wimi intègre également une solution de gestion du temps passé sur les projets. Ainsi, il est facile de tracker le temps passé par chaque personne impliquée dans le projet. Cela permet de mieux évaluer les temps de production et de faciliter la facturation client (dans le cas où l’on fonctionne en régie avec divers prestataires par exemple).
Vous pourrez trouver une application iPhone et Android pour pouvoir suivre vos projets en situation de mobilité.
Enfin il existe une fonctionnalité de chat (en bas à droite) qui vous permettra de dialoguer de manière informelle avec les autres contributeurs au projet.
Voilà dans les grandes lignes ce que permet de faire l’application et comment on peut s’en servir pour mieux manager des projets en équipe, à distance, en mode cloud collaboratif. En terme de prix, c’est compétitif, voici leurs offres aujourd’hui.
Ils ont pensé à intégrer un dispositif de parrainage qui augmente votre espace de 500mo à chaque compte Wimi ouvert (avec au moins 3 projets, 3 documents et 3 contributeurs). Plutôt bien pensé pour développer le bouche à oreille à partir de la base des inscrits. J’aurais laissé à 1 seul projet actif pour ma part, sans distinction du nombre de contributeurs et de documents pour encore plus de viralité.
Donc pour vous inscrire et tester Wimi, voici par où il faut passer : http://bit.ly/UZKFR4. Autre chose que j’ai apprécié et qui je pense fait aussi l’efficacité de la plateforme, c’est le système de notifications par e-mail des nouveautés sur les projets. Cela permet de s’assurer une adoption plus importante de l’outil en positionnant des mises à jours directement dans la boîte e-mail des collaborateurs.
Si vous avez besoin d’aide pour la prise en main de la plateforme, la section support du site est plutôt bien fournie avec des didacticiels vidéo, une faq, une base de connaissance et même du coaching gratuit !
Enfin sachez qu’il existe une application appelée le Wimi Disk qui permet de créer un véritable disque dur dans son ordinateur. Ainsi, même plus besoin de se connecter dans un navigateur pour envoyer un document dans l’espace projet partagé. Un simple glisser-déposer et votre fichier sera automatiquement synchronisé dans votre espace Wimi.
En conclusion, je dirai que Wimi est une solution adaptée au travail collaboratif à distance qui fait gagner beaucoup en fluidité dans les échanges et la réalisation des projets.
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Ca n’a pas l’air mal du tout par contre, il manque à mon sens d’une fonctionnalité primordiale : un espace de discussion.
Je ne parle pas du chat, mais une sorte de Yammer ou de Branch ou l’on peut discuter d’uns aspect ou l’autre du projet …
J’irai même plus loin en disant qu’il faudrait cette feature quasi sur chaque élément (un document, une reunion, une tache, …) un peu comme sur un blog ou un wiki …